3. UNE GÉNÉALOGIE INFORMATISÉE.
4.1. Hérédis Version Pro et 98 Pro.
4.2. Généatique 97 32 bits.
4.3. Word Version 7.
4.4. Internet.
5.1. Principes de numérotation.
5.1.1. La numérotation Sosa-Stradoniz.
5.1.2. La numérotation d’Aboville.
5.1.3. Problématique de la numérotation en ligne descendante.
5.1.4. Numérotation des descendants et collatéraux.5.2. Structure physique du classement.
5.3.1. Contenu du classeur « navigateur »
5.3.2. Contenu du classeur « ascendance »
5.3.3. Contenu des classeurs « descendance ».5.4. Les informations de gestion.
5.4.1. Les fiches signalétiques.
5.4.2. La gestion des actes.
1. Préambule.
Depuis plusieurs générations, la famille KOPP a tenu à jour un « Familien Register », où sont notés les principaux événements concernant la famille KOPP. Cet « Homo Ring Book » a été tenu pendant de nombreuses années par mon grand-père Gustave KOPP (1896-1967), qui l’a ensuite transmis à mon père Jean-Pierre KOPP (mon grand père aimait à plaisanter en disant Homo Ring Book au sujet de ce registre de famille. En fait il avait remis au propre cette histoire familiale dans un ensemble de classeurs à feuillets mobiles, dont la marque était « Omo Ring Book »). Papa s’est donc chargé, comme son père l’avait fait avant lui, de mettre à jour cette histoire familiale. Sans conteste, c’est en conservant des relations avec des cousins, parfois éloignés, et en n’hésitant pas, lors des traditionnels voeux de nouvel an, à demander quelques dates sur les événements familiaux... que ces classeurs ont pu être tenus à jour.
Cette généalogie a été tenue pendant de nombreuses années, sous forme manuscrite, et comporte une multitude d’informations (dates, commentaires, notes, copies de lettres, faire-part,...) dont l’état n’est malheureusement pas toujours très bon, et dont certaines parties sont rédigées en allemand. J’estime à environ 1000 individus le contenu référencé. Je souhaiterais poursuivre la tenue de cette généalogie, et remettre celle-ci dans un état de « fraîcheur » qui me permette de la transmettre à mes descendants. Par ailleurs, mes ancêtres côté SURVILLE n’ont, pour l’instant, pas fait l’objet de recherches approfondies. Ils sont mal connus, et j’aimerais effectuer les recherches nécessaires, afin de mieux les identifier, même si l’entreprise paraît difficile compte tenu du peu d’informations en ma possession à ce jour.
2. Comment procéder ?
Le généalogiste doit être patient et méticuleux. C’est vrai ! Mais il doit aussi être soucieux de l’authenticité des données qu’il gère, afin d’éviter les erreurs de filiation. Hors pour l’instant, toutes les dates et lieux mentionnés dans la généalogie KOPP ne sont pas confirmés par des actes ou des documents officiels, et la source de ces informations n’est pas précisée. Pourquoi devrais-je prendre pour argent comptant ces informations sans avoir pris la peine d’en vérifier l’authenticité ? Je ne remet pas en cause le travail de mon père ou de mon grand-père, mais il est probable que des erreurs se soient glissées, lors des recopies ou de transcriptions d’informations. Aussi, pour « rajeunir » et « rafraîchir » cette histoire familiale, il me semble nécessaire de faire appel aux documents officiels : l’état civil, les registres paroissiaux, actes notariés, ... pour confirmer tous ces éléments, et probablement en rectifier quelques uns. De plus ces nouveaux éléments viendront avec intérêt enrichir ceux déjà en ma possession. Compte tenu de l’ampleur du travail à accomplir, je me suis fixé deux axes de travail principaux, et bien évidemment des limites :
• Effectuer une recherche généalogique ascendante, le plus loin possible dans le temps, que ce soit côté KOPP ou côté SURVILLE, afin de référencer mes ascendants directs. A ce niveau de recherche, je ne faits pas de sélection patronymique, le généalogiste doit travailler équitablement sur chaque branche familiale et n’en négliger aucune. Pour réaliser à bien cette étape, il faudra commencer le travail en se basant sur l’état civil, puis sur les registres paroissiaux pour espérer remonter jusqu’à la Révolution Française, voire les années 1650-1700 avec de la chance.
• Effectuer une recherche généalogique descendante, à partir des plus vieux ancêtres connus. L’entreprise est gigantesque et il faut dès maintenant délimiter ce travail ! En ce qui me concerne, je souhaite réaliser une généalogie descendante sur les patronymes dont je suis issu, à savoir KOPP et SURVILLE, à l’exclusion de tout autre. Si bien évidemment, j’ai connaissance de nouveaux événements sur d’autres familles, cousins, cousins germains, je les prendrais en compte, mais ces éléments ne feront pas l’objet d’une recherche structurée et systématique. Ne nous y trompons pas. Le travail à accomplir est vaste, et prendra du temps. Compte tenu des informations déjà mentionnées dans la généalogie de la famille KOPP, l’étude descendante pourra être menée plus facilement que côté SURVILLE, puisque beaucoup d’éléments sont déjà connus.
3. Une généalogie informatisée.
Sous quelle forme dois-je présenter cette généalogie ? Une histoire familiale manuscrite à un intérêt évident : elle permet au fil des générations de retrouver les écritures des uns et des autres, mais malheureusement ce n’est pas toujours très lisible, et la mise à jour des informations est relativement délicate. Ce que je souhaiterais, c’est que les informations actuellement manuscrites soient plus exploitables, mieux organisées, et surtout plus pérennes. En tant qu’informaticien, je me tourne tout naturellement vers une gestion informatisée de cette histoire familiale, car elle offre des avantages indéniables :
• Les informations sont saisies et sauvegardées sur support informatique (voir gravées sur CD-ROM), ce qui permet de s’assurer qu’elles ne seront pas perdues.
• Les données accumulées sont exploitables en masse, et peuvent subir des traitements rapides de classement, de tris, et d’éditions.
• Les données restituées sont sous forme dactylographiées, et donc parfaitement lisibles.
• La mise à jour des données est simple et rapide, une nouvelle impression d’une fiche individuelle permet, après mise à jour, d’avoir un document propre, sans ratures, parfaitement exploitable.
• La gestion des fiches généalogiques, des arbres, des statistiques devient un jeu d’enfant.
4. Les outils informatiques.
En plus d’un micro-ordinateur et d’une imprimante, deux logiciels du marché suffiront à gérer cette généalogie. C'est vrai que côté ordinateur je suis bien équipé (c'est mon métier). Ma femme et moi avons chacun notre ordinateur en réseau. Un portable PENTIUM 133 est arrivé d'ici peu... il va nous aider pour les visites en mairie, les relevés systématiques et le travail aux archives départementales. Je vous livre ici notre configuration matérielle actuelle :
Ma configuration :
Pentium 200 MMX - 98 Mo de RAM - 4 Go de disque dont 2 Go en Ultra-DMA - 2 Lecteurs 3'1/2 et 5' 1/4 -
1 Lecteur ZIP 100 Mo sur port // - 1 Modem US Robotics Sporter Flash 56 Ko - 1 Lecteur CD-ROM 24x
1 Scanner RELYSYS TAURUS sur port SCSI + Carte Adaptec - 1 Imprimante HP 690C Couleur -
1 Carte graphique 3D S3 Virge DX 375 4 Mo - 1 Carte Sound Blaster AWE64
1 Carte réseau
Configuration de mon épouse :
486 DX4 120 - 12 Mo de RAM - 1Go de disque - 2 Lecteurs 3'1/2 et 5'1/4 - 1 Lecteur CD-ROM 2x
1 Carte Réseau
Ordinateur portable :
Pentium 133 - 32 Mo de RAM - 1Go de disque - 1 Lecture 3'1/2 - 1 Lecteur CD-ROM 10x -
1 Carte réseau
4.1. Heredis Version Pro et 98 Pro.
C’est mon premier logiciel de généalogie, acquis sur le marché pour 990 Fr., et qui va permettre de gérer tous les individus connus. Voici quelques unes de ses caractéristiques :
• gestion des données individuelles : naissances, baptêmes, mariages, décès, enfants, conjoints. Pour chaque événement, la date, le lieu, les témoins, les sources des documents officiels, leur type (retranscription, photocopie, microfilms, ...). La gestion des dates est évoluée. Il est possible de saisir des dates incomplètes, des fourchettes de dates. La date de naissance peut être déduite de la date de décès et d’un âge mentionné sur un acte.
• gestion de notes individuelles : on peut saisir du texte de commentaire pour chaque individu, dans la limite de 32 000 caractères. Les informations complémentaires présentes dans la généalogie KOPP pourront être saisies avec les personnages concernés.
• gestion de notes familiales : on peut saisir du texte de commentaire sur une famille, avec la même limitation en nombre de caractères.
• données complémentaires individuelles : il est possible d’attacher à chaque individu, des éléments multi média comme des images, de la vidéo ou du son.
• impressions multiples : le logiciel permet l’impression de listes, d’arbres d’ascendances et de descendances avec de nombreux paramètres (type de numérotation, sortie patronymique ou non, gestion de l’implexe). Il est aussi possible d’imprimer des roues d’ascendances, des fiches individuelles, des fiches familiales, des listes alphabétiques complète ou uniquement des ascendants direct. De plus le logiciel permet de paramétrer ses propres listes, selon ses besoins, ce qui s’avérera très pratique.
• gestion des actes : il est possible de gérer les actes à rechercher, et de sortir des listes par départements, communes.
• gestion des lieux : tous les lieux référencés dans la base sont consultables.
• statistiques : le logiciel permet de fournir des statistiques intéressantes sur la durée de vie moyenne, l’âge moyen à la naissance des enfants, l’âge moyen de décès, la répartition géographique des individus.
• exportation des données : celle-ci peut s’effectuer au standard GedCom, ou au format ASCII.
• recherches évoluées : le logiciel permet les recherches par noms, numéros ou multi-critères.
En tant qu'utilisateur enregistré d'Heredis, j'ai pu bénéficier de la mise-à-jour en version 98. Elle présente des ajouts fonctionnels importants comme la gestion d'événements de toutes sortes, témoins, actes, etc...
4.2. Généatique 97 32 bits.
C'est mon second logiciel que j'utilise désormais comme référence pour mes donnés. Son prix est équivalent à celui d'Heredis, mais il offrait pour moi l'avantage d'attribuer automatiquement un numéro arbitraire unique à tous les individus gérés ce que ne permet pas Heredis. Vous comprendrez pour moi l'utilité d'un tel numéro en lisant la problématique de numérotation en ligne descendante. D'autre part Geneatique est absolument génial côté édition des arbres, car ceux-ci sont entièrement paramétrables (fonds de cases, données apparaîssant dans les cases..., critères de sélections multiples, possibilités de gérer des cases conditionnelles, ....). Il n'y a pas photo par rapport à Heredis en ce qui concerne les éditions ! Par contre Geneatique ne gère pas la recherche des actes, ni les événements, ... Nul n'est parfait ! Mais on peut espérer sur quelques évolutions dans l'avenir. Seule ombre au tableau de Geneatique, sa protection par code de débridage relié au n° de machine. Changez d'OS ou de version Windows et vous êtes obligés de demander un nouveau code (que le CDIP vous envoie dans la journée par e-mail ) !
4.3. Word Version 7.
Ce logiciel de traitement de texte évolué, fonctionnant sous Windows 95, permettra de retranscrire sous forme dactylographiée tous les actes, les notes, les lettres, les documents divers, afin qu’ils soient parfaitement lisibles. Les documents originaux seront bien évidemment conservés et associés à ces documents électroniques. Les actes seront systématiquement numérisés et sauvegardés sur support disquettes 100 Mo puis gravés sur CD-ROM. De plus le logiciel permet de construire des modèles de documents adaptés à chaque cas (fiche de retranscription d’acte, lettre de demande d’actes en mairie, ...), et permet d’effectuer une vérification orthographique et grammaticale du texte frappé.
4.4. Internet.
Le réseau mondial peut fournir des renseignements importants, car il est possible de se connecter à des sites traitant de la généalogie (particuliers, associations, archives départementales, ...), tant en France qu’à l’étranger. La base généalogique des Mormons pourra aussi être consultée. La mine d’informations potentielles est gigantesque, et il sera donc très intéressant de puiser sur cette source d’information. Je vous recommande de lire les forum de généalogie news:fr.rec.genealogie et de consulter la base de données Geneanet ainsi que l'Annuaire Généalogique Internet (A.G.I.)
5. Principes de Classement.
Présentons maintenant l’ensemble des conventions de classement et de repérage que j’adopte dans cette généalogie. Les informations décrites ci-dessous permettront de faciliter la navigation et la recherche dans la masse des données accumulées, et donneront des informations précieuses pour continuer le travail commencé. Les éléments sur lesquels nous allons nous attarder concernent :
• les principes de numérotation des individus,
• la structure physique de classement de cette généalogie,
• le découpage adopté.
• les informations de gestion.
5.1. Principes de numérotation.
La numérotation des individus à pour but de permettre le classement des informations les concernant, et la recherche rapide de celles-ci. Partant de ce principe, tout individu doit posséder un numéro unique afin de permettre son repérage. Différents types de numérotations existent, examinons les et fixons les règles adoptées.
5.1.1. La numérotation Sosa-Stradoniz.
Cette numérotation est conçue pour une généalogie ascendante. L’individu qui réalise sa généalogie porte le numéro 1. C’est la base de l’arbre d’ascendance, on l’appelle parfois le « de cujus ». Chaque individu possède un père et une mère. La règle de numérotation consiste à attribuer :
• au père : un numéro égal au double de celui de son enfant,
• à la mère : le numéro du père plus un (ou le double de celui de l’enfant plus un).
Exemple me concernant, par rapport à la figure ci-dessous : je porte le numéro 1. Mon père possède un numéro égal au double du mien (2). Ma mère possède un numéro égal ou double du mien + 1 (ou celui de mon père + 1 ce qui revient au même). De même, en transposant on peut calculer le numéro de mon grand-père paternel. C’est le double de celui de mon père (2x2=4). Ma grand-mère paternelle possède alors le numéro (2x2 + 1=5). Et ainsi de suite à chaque génération.
Il est à noter que le logiciel Heredis sait gérer ce mode de numérotation, et qu’il permet à tout moment de modifier le « de cujus ». Chaque individu en ligne ascendante directe possède donc un numéro unique qui permet son repérage rapide. C’est pourquoi j’utilise cette numérotation pour la gestion de l’ascendance.
Conventions: Dans la suite de ce document, je parlerais donc de numérotation Sosa. Afin d’éviter toute ambiguïté avec la numérotation qui sera utilisée pour la gestion de la descendance et des collatéraux, en prendra comme convention de suffixer le numéro Sosa avec un « s ».
| - Gustave KOPP ° 25/09/1896 + 04/07/1967 |
- Simone FERBER ° 30/05/1900 + 12/10/1979 |
‘ - Paul SURVILLE ° 23/09/1894 + 10/04/1986 |
’ - Aline MOAL ° 01/06/1897 + 27/07/1978 |
| ‚ - Jean-Pierre KOPP ° 20/06/1930 |
Ž - Jacqueline SURVILLE ° 16/03/1932 |
| - Jean-Jacques KOPP ° 25/11/1965 x 20/03/1993 « de cujus » |
5.1.2. La numérotation d’Aboville.
Celle-ci est utilisée pour la gestion de la descendance. Le principe en est le suivant. Les enfants de l’individu qui sert de base à l’arbre de descendance portent un numéro de la forme /1, /2, /3, ... L’individu /1 est toujours l’aîné. A la génération suivante, on numérote les enfants en re-précisant, avant le numéro de l’enfant, le numéro du père suivi d’un « . ». Si l’aîné a eu deux enfants, ceux-ci sont numérotés /1.1, /1.2. A la troisième génération les numéros sont de la forme /1.x.y et ainsi de suite. Il est à noter qu’il existe une autre numérotation dite « lettrée » qui reprend le même principe, mais en utilisant des lettres en lieu et place des chiffres.
Bien que cette numérotation soit pratique, elle possède néanmoins des limitations. En effet, avec ce type de numérotation, il est impossible d’attribuer un numéro unique à un individu en ligne descendante. Imaginons qu’on ait dressé un arbre de descendance à partir du plus vieil ancêtre connu. Tous nos individus sont numérotés. Mais voilà que je découvre un nouvel ancêtre... La base de mon arbre est modifiée, et la numérotation des tous les descendants aussi. Pour ces raisons la numérotation d’Aboville n’est que relative par rapport à un individu servant de base à l’arbre de descendance, et ne permet pas d’ajout sans remettre en cause les numéros déjà attribués. Pour ces raisons, je n’utiliserais pas celle-ci.
5.1.3. Problématique de la numérotation en ligne descendante.
Alors, quel mode de classement utiliser pour la gestion des descendants et des collatéraux ? Contrairement à la numérotation Sosa, où il n’y a qu’une base stable, le « de cujus », en ligne descendante il n’en va pas de même. Si l’on change le personnage servant de base pour l’établissement de cette descendance, on change les numéros de tous les personnages aux générations inférieures. Comment palier à ce problème ?
Il est évident que pour retrouver rapidement les informations concernant un individu en lignée descendante, il est nécessaire de les numéroter, et de manière unique. Cependant quel principe adopter ? Les numérotations descendantes existantes (d’Aboville, ou Lettrée) ne permettent pas l’ajout d’un nouvel individu sans remettre en cause les numéros déjà attribués. Il semble évident que toute numérotation reposant sur un principe « mathématique » ne peut être utilisée, car elle interdirait définitivement tout ajout ultérieur d’un individu.
Après avoir bien réfléchi à ce problème, je propose la solution exposée ci-dessous, qui si elle a le désavantage de ne pas respecter un classement « familial » qui serait fort pratique, possède néanmoins l’avantage indéniable de permettre la numérotation des individus, et la gestion des ajouts ultérieurs à quelques niveaux que ce soit, sans remise en cause des numéros existants.
5.1.4. Numérotation des descendants et collatéraux.
Le principe est très simple : les numéros sont attribués arbitrairement. On les appelle des numéros de fiche. La seule règle a respecter est de n’attribuer un numéro qu’une seule fois, afin de garantir l’unicité du lien numéro-personne. Chaque fois que l’on aura besoin de numéroter un individu, on prendra donc le dernier numéro utilisé (le « compteur »), et on ajoutera 1. Cependant, je fixe quelques règles supplémentaires :
• tout individu en ligne ascendante (donc possédant un numéro Sosa), n’ait jamais numéroté autrement qu’en numérotation Sosa. Il n’est donc pas nécessaire de lui attribuer un autre numéro avec le système énoncé ci-dessus.
• dans le mesure du possible, on essayera de numéroter les frères et les soeurs avec des numéros qui se suivent, sauf bien évidemment quand on découvre un de ces derniers bien après, et que le compteur a déjà progressé.
5.2. Structure physique du classement.
On peut raisonnablement penser atteindre un nombre de 1000 à 1500 individus dans cette généalogie. Si on prend pour hypothèse que 20% des ces individus feront l’objet d’informations complémentaires (notes, actes d’état civil, ...), on doit estimer le volume d’information géré à 1500 ou 2000 pages ! Il importe donc, d’avoir une structure de classement qui soit souple et évolutive, et qui permette facilement :
• l’ajout d’un nouvel individu,
• l’insertion d’une nouvelle information sur un individu.
La meilleur solution est donc le classeur grand format a deux anneaux centraux. Afin de préserver au mieux les informations contenues dans ces classeurs, j’utilise des pochettes plastifiées transparentes, qui soignent la présentation, et permettent de feuilleter rapidement les pages sans risques de déchirures. Il est très facile d’ajouter ou d’insérer une nouvelle page quand cela est nécessaire.
5.3. Découpage du classement.
Il s’agit d’un découpage logique, suivant les deux axes de travail que je me suis fixé. Les informations seront donc classées dans :
• des classeurs de gestion de l’« ascendance »,
• des classeurs de gestion de la « descendance ».
Pour permettre l’accès aux informations, un type de classeur particulier sera nécessaire :
• le classeur « nagivateur »
5.3.1. Contenu du classeur « navigateur »
C’est le point d’entrée de la généalogie. Il contient toutes les informations permettant de retrouver les informations concernant un individu donné. Il est découpé comme suit :
5.3.1.1. L’introduction.
Il s’agit du présent document, donnant toutes les informations permettant une bonne entrée en la matière.
5.3.1.2. Les listes.
• Listes des ascendants directs classés par ordre alphabétiques de noms avec n° Sosa. Pour pouvoir trouver les informations relatives à un individu donné, en ascendance en ligne directe, il importe de connaître son numéro Sosa-Stradoniz, afin de se diriger vers l’endroit où est stockée sa fiche. Cette liste permettra cette recherche.
• Liste des individus, par ordre alphabétiques des noms, avec n° Sosa ou n° de fiche. Cette liste sera utilisée de la même manière, pour obtenir à partir du nom d’un individu son numéro Sosa ou de fiche (cas d’un collatéral).
• Liste des lieux référencés. Cette liste donnera la liste complète de tous les lieux (naissance, baptême, mariage, décès) référencés dans le fichier informatique.
• Liste alphabétique des patronymes. Cette liste donnera la liste alphabétique complète de tous les noms de familles référencés dans le fichier informatique.
5.3.1.3. Les statistiques.
On trouvera dans cette partie, une statistique complète sur l’ensemble du fichier informatique, ainsi qu’une carte de la répartition géographique des individus sur le territoire Français.
5.3.1.4. Les arbres.
• Roue d’ascendance à la dixième génération. Celle-ci fournit une vue synthétique des ascendants directs.
• Arbres d’ascendance. Afin de permettre un bonne lisibilité, les arbres d’ascendance ne seront pas produits sur un nombre de générations trop important, car les arbres deviennent difficilement manipulables compte tenu de leurs dimensions, et peu lisibles. Quand cela sera nécessaire, on utilisera certains personnages comme base d’un nouvel arbre d’ascendance et ainsi de suite... En feuilletant simplement les pages on pourra identifier clairement les lignées. Ces arbres seront classés par branche familiale (KOPP ou SURVILLE) et à l’intérieur d’une branche, par n° Sosa croissants.
• Arbres de descendance patronymiques. Ceux-ci permettront d’avoir une bonne vue des collatéraux. On classera ces arbres par branche familiale, et à l’intérieur d’une branche, par noms de familles croissants. De même que pour les arbres d’ascendance, on pourra utiliser certains personnages comme base d’un nouvel arbre. Si le volume d’information devient trop important, on pourra procéder à un classement de ces arbres dans des classeurs spécifiques.
5.3.2. Contenu du classeur « ascendance »
Ne sont stockés dans ces classeurs que les ascendants en ligne directe, c’est à dire des individus portant un numéro Sosa. On regroupe séparément dans une série de classeurs distincts :
• les ascendants KOPP (couleur jaune),
• les ascendants SURVILLE (couleur verte).
Selon le volume d’information on pourra avoir plusieurs classeurs dans chaque couleur, numérotés par tomes en notation romaine (Tome I, Tome II, ...). On indiquera dans ce cas, sur la tranche du classeur, les plages de numéros Sosa couvertes à l’intérieur de chaque classeur afin d’accélérer les recherches.
Les informations sont rangées à l’intérieur de chaque classeur par n° Sosa croissants. Pour un individu donné on pourra avoir les informations suivantes :
• sa fiche signalétique, imprimée avec le logiciel Heredis,
• la retranscription de l’acte de naissance,
• la retranscription de l’acte de baptême,
• la retranscription de l’acte de mariage (uniquement pour les hommes, car l’acte de mariage ne sera jamais classé avec les femmes),
• la retranscription de l’acte de décès,
• toute autre retranscription, document, notice, lettre, faire-part, ...
Par convention, afin de faciliter le repérage, chaque pochette plastifiée comportera une pastille autocollante de couleur, selon la convention indiquée ci-dessous :
• pour les hommes une pastille de couleur verte, avec à l’intérieur le numéro Sosa,
• pour les femmes une pastille de couleur rouge, avec à l’intérieur le numéro Sosa.
La nomenclature des ces classeurs, devant apparaître sur la tranche et sur la couverture sera donc, pour un classeur « ascendants » (Exemple : KOPP):
GENEALOGIE
ASCENDANTS
KOPP
TOME I
(x - y)
5.3.3. Contenu des classeurs « descendance ».
On ne stocke dans ces classeurs, que des individus n’ayant pas de numéros Sosa. Par conséquent, lorsque, dans une fratrie, un des individus est numéroté Sosa, ses frères (ou soeurs) sont à rechercher dans les classeurs « descendance », à partir du « navigateur » afin de repérer leurs numéros (soit à partir d’un arbre, soit à partir des listes).
Le contenu est identique aux classeurs « ascendance », à savoir la fiche individuelle, les transcriptions d’actes, et toutes autres informations. La convention adoptée avec les pastilles de couleurs reste la même (à part le fait que les numéros sont des numéros de fiche et non des numéros Sosa). Le découpage par branche familiale (couleur), ainsi que l’ordonnancement par numéro croissant à l’intérieur d’une branche reste valable. La convention de repérage des classeurs par tomes aussi (« descendants » au lieu de « ascendants »).
5.4. Les informations de gestion.
Les travaux de recherche, en mairie, aux archives, que ce soit par correspondance ou en direct nécessitent la tenue :
• des fiches signalétiques,
• des demandes d’actes.
5.4.1. Les fiches signalétiques.
Ces fiches vont permettre, lors des recherches en mairie, aux archives départementales, ou dans tout autre endroit, d’avoir à disposition l’information minimum, sans avoir besoin de se déplacer avec tous les classeurs. Ces fiches serviront donc de base de travail, et permettront de noter les principales informations relatives à chaque individu.
5.4.1.1. Convention de couleurs.
Les fiches bleues sont utilisées pour les hommes, les fiches rouges sont utilisées pour les femmes.
5.4.1.2. Recto d’une fiche signalétique.
Le recto d’une fiche contient les informations suivantes :
• en haut à droite :
le numéro Sosa-Stradoniz,
• en haut à gauche :
les symboles (°,b,x,+) afin de repérer les actes qui ont déjà été acquis en mairie ou aux archives départementales.
• dans le corps de la fiche :
Le nom, prénom de l’individu. Sa profession, avec entre « () » l’année où le personnage avait cette activité. Ses dates et lieu de naissance (°). Ses dates et lieu de mariage civil (x), ainsi que le nom du conjoint. Ses dates et lieu de mariage religieux (xr). Sa date et lieu de décès(+). Le nom du père (P:) et le nom de la mère (M:)
5.4.1.3. Verso d’une fiche signalétique.
Toutes les informations de recherche :
• la gestion des demandes d’actes en mairie. Cette partie permettra de conserver l’historique des demandes effectuées, avec les dates d’envoi, dates de réception, résultat de la recherche. La gestion des demandes proprement dites fait l’objet d’un § spécial.
• les informations diverses, comme le lieu d’habitation à telle ou telle date, un lien de parenté avec tel ou tel personnage, ...
Les demandes d’actes en mairie sont gérées dans un classeur spécifique. Un modèle de lettre type utilisé dans Word, permet de créer rapidement un lettre de demande d’acte en mairie. La lettre est imprimée en deux exemplaires. Le premier exemplaire est conservé dans le classeur de demande d’acte. On attribue à cette lettre un numéro (égal au numéro de la dernière demande émise + 1). On inscrit à l’intérieur de l’enveloppe réponse timbrée, envoyée en mairie, le même numéro. Ce numéro permettra de retrouver à réception de la lettre, parfois des mois plus tard, à quelle demande correspond cette réponse (les mairies ne renvoient pas toujours la lettre émise au départ, ce qui fait qu’il est difficile de se rappeler quelle était la demande).
6. Conclusion.
Voilà ! Après cette longue entrée en la matière tout est dit, ou presque. Alors vous, mes lecteurs, enfants, petits-enfants, arrière petits-enfants qui sait ! Quand vous lirez ces lignes mes outils informatiques seront totalement dépassés et vous rigolez bien ! J’espère néanmoins que vous aurez à coeur de poursuivre ce travail, quels qu’en soient les moyens. Car il faudra encore chercher, chercher... et bien souvent se déplacer aux archives, passer de longues heures solitaire à décrypter nos aïeux ! Pourquoi me direz-vous ? Mais en définitive, n’est ce pas un peu pour nous connaître nous mêmes ?